Die Serviceeinheit Facility Management, Fachbereich Hochbau sucht ab sofort, unbefristet, Personal für das Aufgabengebiet im Arbeitsschutz und Geschäftszimmer FB Hochbau, KENNZIFFER: 160/2025.

EINSATZORT: "Spiegelturm", Am Schlangengraben 2, 13597 Berlin

IHR AUFGABENGEBIET

Arbeitsschutzaufgaben in der SE FM

• Koordination des Arbeitsschutzes in der SE FM
• Initiierung, Koordinierung und Überwachung der erforderlichen Begehungstermine der Bereiche der SE FM
• Ggf. Teilnahme an Begehungsterminen mit der Sicherheitsfachkraft der Charité
• Durchsicht der Begehungsprotokolle und Priorisierung der abzuarbeitenden Mängel (siehe auch Servalino)
• Sicherstellung der Vollständigkeit der für die SE FM erforderlichen Gefährdungsbeurteilungen
• Ständige Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilungen und aller Unterlagen bezüglich des Arbeitsschutzes anhand der aktuellen Verordnungen und Gesetze
• Führen einer Überwachungsliste bezüglich der regelmäßig stattfindenden Unterweisungen und Sicherstellung der regelmäßigen Unterweisung aller Beschäftigte
• Ständige Fortbildung im Rahmen des Arbeitsschutzes
• Teilnahme am Arbeitsschutzausschuss
• Begehung der Arbeitsplätze in der SE FM, Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen, Beratung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Maßnahmen- und Wirksamkeitskontrolle
• Ergonomie Beauftragte

Leitung des Geschäftszimmers SE FM

• Assistenz-, Sekretariats- und organisationsaufgaben:

(Koordinierung, Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern; Erteilen allgemeiner und fachbezogener Auskünfte; Telefondienst; Terminplanung und –überwachung für die Leitung der SE FM und des Fachbereichs Hochbau; Koordinierung von Anfragen; Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen)

• Bereichsbezogene Bürowirtschaft und Statistik:

(Veranlassung der Wartung und Instandsetzung von Büromaschinen und –geräten; Mängelmeldungen; Schlüsselwesen; Bearbeitung und Verteilung von Brief- und elektronischer Post inkl. Zuständigkeitsprüfung und –ermittlung; Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial; Aushändigung von Dienstfahrscheinen, Überwachung von Rechnungen; Organisation des Registratur- und Wiedervorlagesystems; Erstellung von Aktenplänen; Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Vorgesetzte und Kolleg*innen; Raumvergabe für Besprechungsräume im Dienstgebäude; Verwaltung von Fachbüchern; organisatorische Abwicklung von Personalzu- und Abgängen; Beschaffung und Aufbereitung von Daten für Statistiken; Auswertung von Statistiken)

• Bereichsbezogene Informationsverarbeitung:

(Erstellen von Tabellen, Vordrucken, Umläufen und Formularen; Entwurf und Gestaltung von Schriftsätzen und Rundmails für den internen und externen Schriftverkehr; Pflege, Sicherung und Archivierung von Texten und Datenbanken; elektronische Aufbereitung von Schriftgut)

• Bereichsbezogene Personalverwaltung:

(Entgegennahme und Weiterleitung von Krank- und Gesundmeldungen, Zeiterfassungsbögen, KLR-Meldebelegen und anderen personenbezogenen Unterlagen; Pflege der Anwesenheitsliste, Koordinierung der Urlaubsplanung; Unterstützung der Beschäftigten bei der Klärung personalrechtlicher Fragestellungen)

• Bereichsbezogene Fachaufgaben:

(Verwaltung von Bürgschaften; Mitarbeit in der Brandschutzorganisation)

• Tätigkeiten zum Betrieb der KLR:

(Datenerfassung, Zeitstatistik; Mengenstatistik; Interne Verrechnungen; Umlagen)

Mitarbeit in der Anwendungssystembetreuung Servalino

• Betreuung der Servalino-Module Brandschutz und Arbeitsschutz
• (Eingabe und Überwachung der sich aufgrund von Begehungsprotokollen ergebenden Mängel; Ansprechpartner*in der Verantwortlichen für Arbeits- und Brandschutz in Bezug auf die Mängel- Abarbeitung)
• Mitarbeit bei der Fortentwicklung der Module Brandschutz und Arbeitsschutz
• Stammdatenpflege Servalino in Bezug auf Personen, Liegenschaften und Verantwortliche*r für Liegenschaften

Mitarbeit in der Anwendungssystembetreuung Servalino

• ProFiskal – Eingabe für Einnahmen und Ausgaben, einschließlich Ablage der Belege, Prüfen und Freigeben von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen
• Rechnungsbearbeitung über Servalino, Eingabe, Bearbeitung, Verbuchung
• Beratung der Bauleiter bei der Rechnungsbearbeitung und in Haushaltsangelegenheiten

Eine zusätzliche Beschreibung können Sie dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen" entnehmen.

IHR PROFIL/ FORMALE VORAUSSETZUNGEN

(Bitte beachten Sie, dass diese zwingend sind)

• Für Tarifbeschäftigte:
• eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Verwaltungsangestellten

oder

• Kauffrau*mann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement

sowie

• Deutschkenntnisse auf dem Niveau C1 entsprechend der Kompetenzskala des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)
• Eine zusätzliche Beschreibung der Stellenanforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen.

• eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche des Bezirks mitgestalten können
• Weiterentwicklung der persönlichen Kompetenzen durch Fort- und Weiterbildung
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung
• Möglichkeit von Telearbeit und mobilem Arbeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Sport- und Gesundheitsangeboten
• kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung
• bis zu 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr zzgl. 24. und 31.12. dienstfrei
• jährliche Sonderzahlung
• Hauptstadtzulage von bis zu 150,00 € monatlich
• Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte

ANSPRECHPERSONEN

Rund um das Bewerbungsverfahren

Frau Johnson, FM ZD 1, 030 90279-2868

Frau Fuhrmann, PM 8, 030 90279-3411

Rund um das Aufgabengebiet

Frau Tatli, FM L Ref, 030 90279-2392