Die Abteilung Jugend und Gesundheit (Einsatzort:Otto-Suhr-Allee 100) sucht ab sofort, unbefristet, Personal für das Aufgabengebiet als Mitarbeiter*in im Sekretariat des Stadtrates für Jugend und Gesundheit, KENNZIFFER: cw25-025J.

IHR AUFGABENGEBIET UMFASST

Geschäftsstelle für die Abteilungsleitung - Sekretariat für die Bezirksstadträtin / den Bezirksstadtrat (m/w/d) und JugGes LdB Planung, Organisation und Informationsverarbeitung:

• Recherchearbeiten auf Anforderung der Abteilungsleitung (z.B. im Internet, Mitteilungen des Abgeordnetenhauses, Drucksachen, Gesetzesblätter zu Gesetzesvorhaben, Wahrnehmung des Verwaltungshandelns in der Öffentlichkeit etc.), Aufbereitung der gewonnenen Informationen nach Vorgabe und Weitergabe an die Organisationseinheiten der Fachabteilung in Abstimmung mit der Abteilungsleitung / JugGes LdB
• Statistiken mittels Datenbanken und Tabellen führen, Statistiken aus den Organisationseinheiten der Abteilung in Abstimmung mit JugGes LdB sinnvoll zusammenführen und aufbereiten
• Überwachen administrativer Abläufe (Wiedervorlage, Terminüberwachung und –koordination
• Organisation des internen Postverkehrs inkl. Verteilung von Rundschreiben und Umläufen, erstes Sichten, Vorsortieren und Verteilen der Post im Abteilungsleiterbereich
• Vorbereitung sowie Organisation von Besprechungen (Terminabsprachen, Einladungen, Zusammenstellung und Aufbereitung erforderlicher Unterlagen)
• Büroorganisationstätigkeiten (Führen der Anwesenheits- und Urlaubslisten des Abteilungsleitungsbereichs, Vordrucke erstellen, IT-Rechte beantragen, Zusammenstellen von Unterlagen, z.B. in Vorbereitung von Dienstreisekostenabrechnungen etc.)
• Verwaltung des Archivs, des Schriftgutes und anderer Archivalien, Organisation und Pflege des Aktenplans
• Auskunftsstelle zu Zuständigkeiten in der Abteilung, Info-Anlaufstelle für Bürger/innen, erste/r Ansprechpartner/in für Medienanfragen aller Art, Informationserteilung zu einfachen Zuständigkeitsfragen innerhalb der Fachabteilung sowie zu anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung persönlich, telefonisch, per Email
• Empfang und Betreuung der Besucher*innen der Abteilungsleitung/des Abteilungsleitungsbüros, Auskunftserteilung
• Schreibarbeiten, Erledigung der Korrespondenz, Serienbrieffertigung und –versand
• Erstellen und Verteilen von Besprechungsprotokollen, ggf. in Abstimmung mit der Abteilungsleitung und JugGes LdB - Mitarbeit bei und Unterstützung der Leitung des Büros (Terminabstimmung, Führen der Wiedervorlage, Durchführung von Rechercheaufgaben nach Weisung JugGes LdB)

IHR PROFIL

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung „Verwaltungsfachangestellte*r“, „Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement (m/w/d)“, „Fachangestellte*r für Bürokommunikation“
• oder gründliches Fachwissen aufgrund von mehrjähriger Erfahrung in einer Bezirksverwaltung

sowie Mindestens sechsmonatige Berufserfahrung im Sekretariats- bzw. Schreibdienst

• eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche des Bezirks mitgestalten können
• eine Weiterentwicklung der persönlichen Kompetenzen durch Fort- und Weiterbildung
• eine Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung
• die Möglichkeit von Telearbeit und mobilem Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Belange
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Sport- und Gesundheitsangeboten
• ein kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung
• bis zu 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr zzgl. 24. und 31.12. dienstfrei
• eine jährliche Sonderzahlung
• Hauptstadtzulage von bis zu 150,00 € monatlich
• eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte

ANSPRECHPERSONEN

Frau Weidner | Bewerbungsbüro | 030 / 9029-13810

Herr Matheis | Bewerbungsbüro | 030 / 9029-12803 (Vertretung)