Jobbeschreibung
Mitarbeit (m/w/d) Büroleitung sowie Geschäftsstelle, Kennziffer: 3500 / 5007 6534 /2026_2
Dienstort: Rathaus Treptow-Köpenick, Amt für Bürgerdienste
Ihre Aufgaben
Die Geschäftsstelle des Amtes für Bürgerdienste bildet die zentrale Schnittstelle zwischen der Amtsleitung und den Fachbereichen Bürgerämter, Standesamt, Wohnungsamt sowie Wahlamt. Die Aufgabenwahrnehmung ist geprägt von zahlreichen wechselnden, parallel laufenden und sich überschneidenden Arbeitsprozessen, die in enger Zusammenarbeit und im kontinuierlichen Austausch mit der Büroleitung, den Führungskräften sowie den Beschäftigten des Amtes für Bürgerdienste erfolgen.
Die Mitarbeit in Büroleitung und Geschäftsstelle umfasst insbesondere die organisatorische Betreuung der Geschäftsstelle, Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit sowie zentrale Büroleitungsaufgaben.
Sachbearbeitung Büroleitungsaufgaben
- Information und Unterstützung von Beschäftigten und Führungskräften in Personalangelegenheiten
- Führen und datenschutzgerechtes Archivieren von Büroleitungsakten
- Kontrolle der Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben
- Pflege von Abwesenheiten im Personalbezügeverfahren (IPV)
- Sachbearbeitung Betriebliches Eingliederungsmanagement
Assistenz in der Geschäftsstelle
- Erstberatung und Auskunftserteilung bei Anfragen an die Amtsleitung
- Aktenvorbereitung für Sitzungen und Fachausschüsse
- Erstellung und Prüfung von Schriftstücken
- Protokollführung bei Dienstberatungen
- Bearbeitung und Zuordnung von Posteingängen und -ausgängen
Öffentlichkeitsarbeit
- Gestaltung, Redaktion und Pflege des Internet- und Intranetauftritts des Amtes für Bürgerdienste
- Zielgerichtete Aufbereitung von Daten aus den verschiedenen Themenbereichen des Amtes
- Qualitätssicherung (regelmäßige Kontrolle der Inhalte) und Aktualisierung der Daten
Voraussetzungen
Ihr Profil
Formale Anforderungen
Tarifbeschäftigte:
- abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Verwaltungslehrgang I
Die vollständigen fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen entnehmen Sie bitte der Anlage auf der Webseite. Das Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung und bildet die Grundlage für die Auswahlentscheidung. Es wird empfohlen, das Anforderungsprofil abzuspeichern, da es nach dem Ablauf der Bewerbungsfrist auf dem Karriereportal nicht mehr einsehbar ist.
Wir bieten Ihnen
Arbeiten für das Gemeinwohl: Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Gesellschaft und schaffen nachhaltige Verbesserungen, die das Leben vieler Menschen unserer Stadt positiv beeinflussen.
Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Ob Teilzeit, Gleitzeit, Homeoffice, mobil oder Sabbatical – das Land Berlin bietet flexible Arbeitsmodelle, die helfen, berufliche und private Aufgaben in jeder Lebenslage gut zu vereinbaren.
Ein kollegiales Arbeitsklima: Wir leben eine vielfältige, tolerante und weltoffene Verwaltung, in der wir uns u. a. besonders für Chancengerechtigkeit einsetzen.
Weiterbildung: Vielfältige Angebote zur fachlichen und persönlichen Fort- und Weiterbildung, darunter Sprachkurse, Hospitationen sowie Maßnahmen der Personalentwicklung und des Wissenstransfers.
Moderne Büroarbeitsplätze: Moderner ergonomischer Arbeitsplatz und moderne Ausstattung (höhenverstellbarer Tisch, zwei Bildschirme, Notebook, etc.)
Finanzielle Anreize: Hauptstadtzulage, vergünstigtes Firmenticket, 30 Tage Erholungsurlaub (bei einer 5-Tage-Woche), zusätzlich am 24. und 31.12. frei, jährliche Sonderzahlung und Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
Mehr Informationen
Ansprechpartner/in organisatorisch: Frau Thoms: bewerbung@ba-tk.berlin.de / 030 90297 3517
Ansprechpartner/in fachlich: Frau Günzel: guenzel.bued@ba-tk.berlin.de / 030 90297 2714